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Como Administrar Melhor o Centro Espírita

Como Administrar Melhor o Centro Espírita

 

Depois do sucesso de qualidade e vendas de inúmeros produtos japoneses, o
mundo ocidental se voltou para o oriente procurando aprender sua filosofia e se
beneficiar dos resultados de sua aplicação. Observe alguns conceitos que podem
ser aplicados nas instituições espíritas:

  1. Objetivos e políticas precisam ser bem estruturados e divulgados.
  2. Os objetivos da instituição são mais importantes do que os objetivos das
    áreas, e os objetivos dos indivíduos devem estar integrados aos da
    organização.
  3. Instalar um clima de confiança, cooperação e igualdade.
  4. Todos são capazes, todos são vencedores em potencial, mas precisam uns dos
    outros. A postura dos dirigentes deve estar voltada para despertar talentos.
    Incentivar a cooperação mútua e o trabalho em equipe.
  5. Novo estilo de liderança voltado para orientar e manter a harmonia das
    relações.
  6. Facilitar o acesso à hierarquia. Facilitar a comunicação mantendo-a
    amigável. Ter humildade em confessar os seus próprios pontos fracos e se
    propor a melhorá-los.
  7. Incentivar o questionamento visando o aprimoramento.
  8. Privilegiar o trabalho em equipe.
  9. Procurar decidir por consenso envolvendo as pessoas. Criar canais para
    sugestões e reclamações.
  10. Desenvolver a habilidade interpessoal dos funcionários.
  11. Dotá-los de sensibilidade para entender as pessoas.
  12. Perseguir, acompanhar e cobrar resultados.
  13. Investir para transformar pontos fracos em fortes.

As fases da administração

  1. Ocorrência diária de fatos, gerando alterações, problemas e novas
    necessidades;
  2. Análise e identificação das causas e efeitos;
  3. Comparação com os objetivos e a situação atual da organização;
  4. Desenvolvimento de soluções para eliminar os problemas, fazer ajustes e
    satisfazer as novas necessidades;
  5. Implantação das soluções encontradas e de ações preventivas.

O papel dos administradores é interpretar esses fatos e tomar decisões mais
eficazes. Administrar compreende quatro grandes funções: PLANEJAR, DIRIGIR,
CONTROLAR e EXECUTAR
.

PLANEJAR

É a parte geralmente mais negligenciada
determinando grande perda de tempo
no futuro
Lucas 14:28

Quem de vós ao construir uma torre, não se senta primeiro e calcula os gastos
para ver se tem com que terminar?

O planejamento é o oposto da improvisação. Nenhum trabalho deveria ser feito
sem preparação, utilizando-se dos meios imediatamente disponíveis, pois isso
contribui para o aumento de deficiências que acarretarão insatisfação (de quem
faz e de quem usa), perda de tempo e resultados abaixo do possível, levando, por
sua vez, a necessidade de se fazer novamente, isto é, ao retrabalho,
aumentando-se os prejuízos.
Improvisar é decidir no último momento, depois que uma situação a ser evitada já
tenha se concretizado. Uma administração assim é chamada de “pronto-socorro” ou
“apaga incêndio”. Por mais dedicados que sejam o médicos e os bombeiros o
problema já ocorreu, só restando remediar. Medidas preventivas são fundamentais
porque impedem o pior.

Todo planejamento parte
de uma insatisfação com a
Situação atual.” Steiner

O ato de planejar parte de duas premissas. A primeira refere-se à
conscientização de que a inteligência humana pode e deve ser estimulada para
produzir melhor resultado apreendendo com suas próprias experiências. A segunda
premissa nasce da inquietação intelectual do espírito que não se satisfaz com a
situação atual, pois reconhece a existência da Lei de Evolução que lhe induz a
procurar sempre fazer melhor o que já sabe fazer bem.
Benchmarking é outra ferramenta de qualidade útil à melhoria das atividades
executadas. Ela consiste no aproveitamento das experiências bem sucedidas da
“concorrência” (outros Centros e instituições) e adaptá-las às suas
necessidades. Faça visitas, pergunte, observe e aproveite o aprendizado!
Ao se procurar antever os problemas e necessidades do futuro próximo, tem-se
como conseqüência natural, uma série de providências que contribuirão para
prevenir dificuldades e obter melhorias. Nesta função o ideal é trabalhar em
grupo. Mais pessoas trabalhando juntas conseguem melhor resultado. Antes de
planejar, analise a validade e o entendimento dos objetivos da organização, do
setor e do trabalho executado. Se houver premissas para a execução do trabalho,
como: o trabalho será feito apenas por voluntários, analise e questione,
salientando as vantagens e desvantagens.
Descreva como as atividades deveriam ser realizadas do ponto de vista ideal,
atendendo aos diferentes objetivos. Depois, compare com a situação do momento.
Identifique os pontos fracos e fortes, procurando eliminar do planejamento tudo
que possa contribuir para recriar os pontos fracos e assegurar que os pontos
fortes serão preservados.
Identifique as premissas que possam limitar as ações do planejamento e
questione, se for o caso. Faça um prognóstico da situação atual: como será o
futuro, se nada for feito? Identifique as ameaças , as dificuldades atuais e
futuras.
Um componente que não pode ser esquecido na fase de planejamento: a opinião de
quem usa os serviços oferecidos pela Sociedade Espírita, afinal é para eles que
a instituição existe. Não havendo possibilidade de se obterem informações
diretas, através de entrevistas e questionários, os trabalhadores devem ser
convocados para interpretarem a opinião dos usuários de seus serviços,
procurando se ater aos fatos e se distanciar dos apelos emocionais.

Planeje antes

O planejamento é a parte mais negligenciada na administração das Casas
Espíritas, repercutindo diretamente na obtenção de resultados medíocres e,
principalmente, no grau de insatisfação dos colaboradores, freqüentadores e
assistidos.

Geralmente, toda Casa Espírita que não exercita o planejamento, obtém algum
resultado, fato que pode levar alguns dirigentes a concluírem erradamente que
não precisam planejar. Podem acomodar-se à situação e passar a aceitar os
sucessos e insucessos como determinação divina. Não deixe que isso aconteça em
sua instituição ! Tenha uma postura
pró-ativa! Converse com seus colegas, mostre a importância do planejamento e as
conseqüências positivas de sua prática. Convoque reuniões e faça com que todos
participem de modo a criar maior envolvimento e compromisso com as decisões
tomadas. Bom planejamento !

DIREÇÃO

Deve estar integrada na execução do trabalho e quase não ser autoritária
Romanos 13:1

Todos se submetam às autoridades constituídas. Pois não há autoridade que não
venha de Deus, e as existentes foram instituídas por Deus.

A moderna direção valoriza e incentiva o esforço individual, desde que esteja
integrado em um esforço de equipe. Prefere o trabalho em grupo porque sabe que a
união faz a força.
Visa orientar, manter o rumo e zelar pelos resultados.
Não tem medo de adotar soluções simples, nem cultiva o preciosismo de só fazer
alguma coisa quando obtiver todas as respostas antes. É preciso priorizar e
obter os recursos e informações que forem mais importantes.
Deve ouvir e procurar acolher as idéias e sugestões dos executantes. Descobrir e
usar o que motiva os funcionários e colaboradores e que esteja em harmonia com
os objetivos e a filosofia da organização. Deslocar a preocupação com as tarefas
para o desenvolvimento das pessoas.
Lideranças espontâneas devem ser aproveitadas e educadas rumo à moderna postura
dos dirigentes. Será sempre necessário estar treinando pessoas para assumirem
cargos de direção em um futuro breve.
Dar o exemplo na iniciativa, dedicação e qualidade do trabalho. Manter um
ambiente de alegria em que as pessoas cultivem a satisfação interior, na qual
suas próprias consciências representem o chefe mais elevado a ser obedecido.
O segredo do sucesso é enfrentar as incongruências da vida. Quando impera o
conformismo, a indiferença e o silêncio, as deficiências se perpetuam, impedindo
a chegada da excelência.

Cobre resultados e não a sensação de estar obtendo resultados. O pai que
cobra do seu filho apenas boas notas, pode estar recebendo o que cobrou, mas por
métodos que não contribuem para uma boa formação escolar.
A direção agora é muito menos autoritária que no passado. Continua ser
importante a supervisão de uma pessoa mais experiente, visando orientar um
grupo.

As funções do dirigente

O dirigente é, antes de tudo, o administrador de uma organização espírita.
Possui a responsabilidade de buscar todos os meios para alcançar o melhor
resultado possível, dentro dos objetivos da instituição. Observe suas funções
básicas:

  1. Divulgar os objetivos. Equacionar problemas e necessidades;
  2. Discutir amplamente os assuntos com todos os envolvidos;
  3. Estabelecer prioridades;
  4. Apreciar e deliberar sobre alternativas de solução;
  5. Planejar as atividades da instituição;
  6. Identificar oportunidade de trabalho e de trabalhadores;
  7. Zelar pela qualidade geral das atividades.

Administrar não pode mais ser confundido com “mandar”. A autoridade deve ser
reconhecida naturalmente, pelas qualidades da pessoa indicada para dirigente. É
a ascendência moral e a capacidade de trabalho que contam.
Segundo Peter Drucker, um consultor norte-americano, a função do administrador é
“capacitar os subordinados a desempenharem bem suas funções”. Em outra colocação
ele afirma: a finalidade de uma organização é trazer à tona o potencial dos
funcionários”.

A liderança hoje é mais situacional. Todos deveriam liderar vez por outra. O
líder atual gosta de aprender, é flexível, preocupa-se e trabalha para manter um
bom clima entre os integrantes do grupo e busca a contribuição de todos nas
decisões que o serviço impõe.

CONTROLE

É preciso controlar na medida certa. Pouco, não traz benefícios. muito, vira
burocracia.

Controlar é criar condições de acompanhamento. Acompanhar é dar atenção
contínua a como um trabalho está sendo realizado e seus resultados. É como dar
atenção a uma pessoa. Todos gostam de atenção, mas quando essa atenção é
exagerada, passando a exigir demais das pessoas, toma-se um incomodo dever que
apenas é feito por obrigação.
O controle é fator decisivo para auxiliar a função de planejamento e a tomada de
decisões no exercício da direção.
Registros e estatísticas são úteis quando não exagerados, beirando a burocracia.
Todo trabalhador precisa de informações corretas de como o trabalho está se
desenvolvendo, para avaliar e procurar sempre meios de melhorar.
Qual foi a média de pessoas atendidas no tratamento espiritual? Está aumentando
ou diminuindo? Sem indicadores (dados estatísticos) não se consegue identificar
uma tendência ou mesmo um problema antes de ele se tornar de difícil solução.

EXECUÇÃO

Todo trabalho é Importante e deve ser igualmente respeitado
1 Cor 12:27
Sois o corpo de Cristo, cada um uma parte, um membro.

Instituir o conceito de atividades interligadas, sendo que cada uma depende
da outra para a obtenção dos resultados esperados. Em qualquer organização, cada
setor pode ser considerado simultaneamente cliente e fornecedor de uma ou mais
áreas. Todos dependem de informações e materiais para executar o seu serviço,
assim como fornecem essa matéria prima para outros realizarem suas atividades.
Dar aos trabalhadores poder para agir no seu trabalho e no atendimento das
necessidades dos seus clientes internos. Ninguém conhece melhor um trabalho,
senão aquele que o executa e aquele que dele se serve, por isso, ninguém melhor
que o próprio trabalhador em contato com seu cliente, para determinar as
mudanças necessárias ao aprimoramento.
Manuais com atribuições, serviços e responsabilidades são importantes, mas uma
visão correta de como a organização deseja ser, pode substituir muitas regras
escritas com vantagens. Paulo de Tarso criou um pequeno manual no tamanho, mas
grande no ensinamento:

Rm 12:9 a 21

Normas da vida cristã
Seja sincera a vossa caridade;
Sede cordiais no amor fraterno entre vós;
Não relaxeis no zelo;
Sede alegres na esperança;
Pacientes na tribulação e perseverantes na oração;
Socorrei as necessidades dos fiéis.

A execução das tarefas deve ser objeto de constante acompanhamento para se
evitar desvios dos objetivos, além da coleta de dados que vai permitir uma
reavaliação metódica e novas decisões sobre o assunto.

No meio espírita, a fraternidade deve vir antes. Não cabe deixar os
trabalhadores isolados do incentivo, da motivação, do apoio e principalmente do
diálogo. Capacitar aqueles que se dedicam voluntariamente a executarem bons
trabalhos, não é tarefa fácil, principalmente considerando as limitações de
conhecimento e habilidade.

Algumas regras devem ser observadas para a melhoria do relacionamento com os
colaboradores da Casa Espírita, além de contribuírem para o aumento da qualidade
e produtividade dos trabalhos desenvolvidos. São elas:

Regras que podem ajudar:

  • Assegurar que o colaborador esteja com boa vontade para realizar uma
    tarefa.
  • Dar sempre uma visão geral do trabalho a ser feito, seus objetivos,
    importância e sua repercussão em outras atividades.
  • Pedir sempre a opinião do colaborador, procurando envolvê-lo. Abrir espaço
    para sugestões.
  • Esclarecer bem tudo o que se espera da participação do voluntário. Pedir
    para a pessoa repetir nas suas palavras, o que ela entendeu quanto a tarefa a
    ser realizada.
  • Acompanhar o trabalho que está sendo desenvolvido. Procurar em primeiro
    lugar, os pontos que mereçam destaque. Elogiar e mostrar sua satisfação ao
    perceber o trabalho sendo bem conduzido. Identificar depois, os aspectos que
    estão deixando a desejar, mostrando como o trabalho pode ser ainda melhorado,
    com a correção desses pontos.

DEFININDO A INSTITUIÇÃO ESPÍRITA

Como a sociedade espírita está enquadrada no campo da administração.

É uma organização por que reúne pessoas, juridicamente estabelecidas que
prevê a consecução de objetivos definidos.

É uma empresa por que trata-se de uma organização estruturada para a produção
e oferecimento de bens e/ou serviços, mediante a arrecadação de receita, em que
se busca o
pagamento das despesas e a obtenção de lucro.

A palavra lucro distoa dos elevados objetivos das organizações espíritas.
Porém, ele é definido como benefício livre de despesas que se obtém no
desenvolvimento de uma atividade e, em suas três finalidades, apenas a primeira
não se aplica às instituições espíritas. Analise:

Finalidade do Lucro:

  1. Remunerar os donos do capital.
  2. Constituir reserva para suprir eventuais necessidades.
  3. Reinvestir para assegurar a manutenção e a ampliação dos resultados
    esperados.

Portanto, a Sociedade Espírita é uma organização; constitui uma empresa
porquanto oferece bens e serviços, necessita de uma receita e deve ou deveria
buscar obter uma margem de reserva.

IMPORTÂNCIA DOS OBJETIVOS

Para quem não sabe onde vai, qualquer caminho serve (Provérbio chinês)

Não defina objetivos genéricos. Quanto mais claro e especifico melhor . Fixe
objetivos realistas, e não comodistas.
Objetivos são posições genéricas que a organização ( ou o indivíduo ) deseja
alcançar. Meta se distingue dos objetivos porque são posições mais especificas
associadas a prazos para sua realização.
“O objetivo dos Espiritismo é a transformação moral do homem estimulando-o a
conhecer e a obedecer as leis naturais “
Para os seres que não possuem objetivos definidos de caráter espiritual,
qualquer caminho serve, pois não sabem onde querem chegar.

Para se definir ou redefinir os objetivos de uma organização, deve-se estudar
o planejamento estratégico divulgado ou deduzido, analisar a “personalidade” ou
“perfil psi
cológico”, penetrar no mundo visível e invisível da política, identificar as
áreas críticas para o sucesso da organização, para aí, sim, elaborar o plano de
ação, procurando maximi
zar o uso dos recursos e os resultados a serem atingidos.
Os objetivos são importantes, direcionam caminhos e criam uma sinergia
fundamental para a sua consecução. Veja, por exemplo:
Os objetivos dos administradores do Centro:

  1. Zelar pela fidelidade e divulgação do conhecimento espírita;
  2. Promover a interação fraterna e o progresso de todos os colaboradores;
  3. Buscar a eficácia e a melhoria da qualidade de todas as atividades e nos
    bens e serviços oferecidos;
  4. Manter um clima favorável à realização pessoal dos funcionários e
    tarefeiros;
  5. Instigar o exercício permanente do estudo da Doutrina e da prática
    constante do aprimoramento interior;
  6. Fazer com que todo o trabalho possa ensejar uma oportunidade de aprender,
    gerando estímulos que favoreçam o desenvolvimento intelectual e favoreçam o
    aprimoramento dos sentimentos.
  7. Buscar manter uma situação econômica-financeira sólida, capaz de assegurar
    o desenvolvimento das atividades dentro de uma linha ascendente de melhoria.

Os espíritas, dirigentes e colaboradores dos Centros, estão envolvidos numa
série de objetivos válidos que, entretanto, obedecem a uma hierarquia muitas
vezes esquecida. Veja os exemplos em ordem descendente de importância:

d) Objetivos individuais dos cidadãos espíritas;

c) Objetivos da Instituição Espírita;

b) Objetivos do Movimento Espírita;

a) Objetivos da Doutrina Espírita.

Ao dirigente cabe aclarar o entendimento das diferentes metas a serem
atingidas, procurando aproximar os objetivos individuais aos objetivos
institucionais e doutrinários. Só assim as pessoas se sentirão realmente
compromissadas com o Espiritismo.

Dentro da Instituição Espírita, muitas metas se confundem, sendo necessário
compreendê-las para se desenvolver um bom trabalho. São os objetivos dos
departamentos ou áreas em que o Centro está dividido; são os anseios prementes
dos assistidos; são as expectativas dos freqüentadores; e ainda, as metas
estipuladas pelos trabalhadores.

Do ponto de vista externo, há que considerar a conveniência de se adequar às
imposições legais, tanto quanto às necessidades e premissas da comunidade. O
Espiritismo não veio contrariar as leis, mas cumpri-las. A partir da educação
espírita, é dever das Casas Espíritas, formarem, concomitantemente ao
homem-espiritual, o homem-cívico, o ser que procura obedecer às leis e ser útil
à sua comunidade.

O objetivo do Centro Espírita é facilitar a transformação moral do homem.

OBJETIVOS DE TODA ORGANIZAÇÃO

Que também devem ser perseguidos pelas Sociedades Espiritas.

  1. Buscar a satisfação dos usuários de seus bens e serviços.
  2. Manter o empreendimento funcionando bem.
  3. Procurar sempre fazer mais e melhor.

O que o Centro espírita espera dos dirigentes?

– capacidade para:

– manter as pessoas unidas e integradas no trabalho;

– manter e melhorar o desempenho da instituição;

– antever problemas e necessidades;

ouvir companheiros e procurar o consenso;

encontrar soluções rápidas e eficazes;

implementá-las com sucesso.

eterna busca da produtividade
A produtividade em uma organização consiste na utilização de técnicas e métodos
que assegurem o nível ótimo de produção. É produzir mais em menos tempo.
Os próprios trabalhadores podem indicar os caminhos. Antigamente a fórmula
eficiente foi a vigilância austera e a punição dos trabalhadores, hoje temos a
premiação. Antes, partia-se da desconfiança, hoje, da confiança e lealdade.
A instituição espírita também deve se preocupar com a produtividade em suas
atividades administrativas e até mesmo com as doutrinarias.

A moderna administração continua a se ocupar com as formas de produzir mais
em menos tempo. Descobriu-se, recentemente, que os próprios trabalhadores podem
melhorar suas próprias atividades sem se desviarem dos objetivos empresariais,
bastando para isso criar um mecanismo de incentivo e coleta de sugestões.

A instituição espírita também deve se preocupar com a produtividade em suas
atividades administrativas e até mesmo com as doutrinárias. O trabalho de passe,
por exemplo, deve ter uma disposição física funcional, uma fila bem organizada,
número adequado de médiuns, tempo do passe limitado, sincronia perfeita entre a
saída do passe e o recebimento da água fluidificada etc.

O recebimento e doação de roupas, o atendimento fraterno, a distribuição de
alimentos, a orientação mediúnica, os cursos de Espiritismo, a aula de
evangelização, a reunião pública, de desobsessão, enfim, todas as tarefas
merecem atenção e podem sempre ser aperfeiçoadas para gerarem boa produtividade.

Todas as tarefas merecem atenção e podem sempre ser
aperfeiçoadas para gerarem boa produtividade.

A EXCELENCIA DA QUALIDADE

O mundo inteiro discute, especula e
procura se aperfeiçoar na busca da
qualidade.

É a meta maior de empresas de todos os segmentos de mercado: das organizações
privadas às instituições públicas de amplitude diversa e variadas dimensões.
O mundo empresarial descobriu que as pessoas trabalham melhor quando entendem o
que fazem e podem participar do processo de aperfeiçoamento de suas funções.
A partir do movimento ecológico, repercute nos meios de comunicação o conceito
de “qualidade de vida” – evidenciando a necessidade que o ser humano possui de
viver em harmonia com a natureza.

Na Europa e nos Estados Unidos as organizações com fins lucrativos,
anualmente, elaboram e publicam o seu “balanço social”, procurando demonstrar à
sociedade onde se encontram instaladas, qual a sua colaboração efetiva no bem
estar da comunidade e quais os prejuízos ao meio ambiente que essa mesma
comunidade deve tolerar, em razão das di
ficuldades de superá-los e das reais vantagens à qualidade de vida que ela
proporciona.

Não podemos negar, Cristo
– o administrador maior do planeta –
é sábio e competente.

Cada vez mais a população está preocupada com a poluição do ar, nível de
ruídos, vida agitada das metrópoles, camada de ozônio, mortandade dos animais,
terapias alternativas, alimentação natural e muitos outros aspectos que
evidenciam o objetivo de alcançar uma vida com qualidade, muito embora a
compreensão desse objetivo varie de indivíduo a indivíduo.

O Espiritismo (1857) veio mostrar que a nossa meta é melhorar gradativamente
e com esforço próprio, a qualidade dos nossos pensamentos para, dessa forma, nos
harmonizarmos com as leis da natureza que são as Leis de Deus, resultando, daí,
uma qualidade de vida – material e espiritual, cada vez melhor.

O processo de reforma-íntima, fundamentado no evangelho, é então o meio que
temos à mão para melhorarmos a qualidade da matéria mental por nós
exteriorizada. Assim avançamos na senda do progresso espiritual, transformando o
nosso íntimo e melhorando nosso comportamento social, até que as nossas
contribuições somadas elevem o padrão vibratório de toda a coletividade.

Por outro lado, as Casas Espíritas também devem direcionar seus esforços para
a melhoria da qualidade – quer das suas atividades internas, quer do atendimento
público.

Os objetivos de uma instituição espírita devem ser perseguidos, tendo em
vista a melhoria incessante de cada um deles, tais como: divulgar a Doutrina
Espírita; instigar a reforma-íntima; dar orientação moral; prestar assistência
social; promover o estudo e a educação dentro do Espiritismo.

A mediunidade é recurso precioso, não de alarde fenomenológico, mas de uso
sublimado – instrumento divino para melhoria da qualidade de vida que temos à
nossa disposição para: consolar, reerguer, dar esperança, curar mentes,
revigorar corações, levar alegria, fortalecer a fé, serenar ânimos exaltados e
suavizar o desespero.
Não podemos negar, Cristo – o administrador maior do
planeta, é sábio e competente. Transmitiu-nos o ensinamento mais elevado – o
Evangelho; mostrou-nos a meta a ser atingida – “vós sois deuses”; coloca-nos em
constante treinamento – as encarnações; indicou-nos os instrumentos de trabalho
– a mediunidade e a caridade; deu-nos as instruções complementares – a Doutrina
Espírita; oferece-nos o
campo de trabalho – a ignorância e a dor; e espera o nosso progresso no campo da
sabedoria e do amor. Sejamos, então, bons subordinados à altura do nosso bondoso
administrador, retribuindo com fé, boa vontade e dedicação.

PERSEGUINDO A QUALIDADE

O contínuo Interesse pela melhoria da qualidade em, todos os aspectos,
deve

ser uma norma de vida para todos

Procurar ter padrões de serviço claramente definidos e desempenho
periodicamente confrontado, para se chegar às correções necessárias, às
melhorias requeridas e aos objetivos desejados.

Os princípios para se trabalhar com qualidade são mais simples do que se
supõe, mas precisam estar sempre sendo refletidos por todos para poderem
produzir efeitos.
Toda pessoa que atende o público precisa ser prestativa, atenciosa, educada,
amigável, moderadamente expansiva, com gestos e expressões coerentes.
O cliente pode não saber exatamente o serviço que deseja, mas reconhece quando
recebe, por isso é que a qualidade não prescinde da avaliação direta do cliente
ou usuário.
A qualidade envolve mais coisas pequenas que grandes. É um princípio a ser
obedecido e deve ser conseqüência de entendimento por parte de todos. O
entendimento ocorre quando há pontos comuns entre os valores e objetivos da
instituição e das pessoas que nela trabalham, gerando envolvimento e
comprometimento.
Criar um clima de afeição mútua baseado no amor ao trabalho bem feito,
demonstrando que a diferença entre um trabalho bem feito e outro de alta
qualidade está no capricho – que é o tanto de carinho ou afeição que se põe no
trabalho.

O mundo empresarial parece ter despertado para o conceito de qualidade.
Percebe-se hoje que a qualidade não é estática e que deve ser racionalmente
perseguida pela eternidade.

Uma coisa puxa a outra. Ao pensarmos na qualidade do trabalho, lembramos logo
da qualidade do ambiente, no lar, na saúde, na alimentação e assim por diante.
Os países mais desenvolvidos estão aos poucos conseguindo atingir bons estados
de qualidade em muitos aspectos, menos no moral.
Talvez seja esta a contribuição que o Espiritismo deva dar nesta área à
sociedade. Os países do terceiro mundo, contudo, ainda se encontram longe de se
interessar seriamente pela qualidade, pela possível razão de possuir problemas
mais graves e primários e considerar a qualidade um estágio mais avançado de
refinamento.

De qualquer modo, a procura incessante da qualidade continua válida como meta
perene a ser melhorada sempre.
No campo doutrinário, lembramos a tarefa individual que nos cabe do
auto-aperfeiçoamento, para galgarmos postos cada vez maiores na senda evolutiva
e no processo de co-criação em planos cada vez maiores.
Perguntaram a um industrial muito compromissado com a qualidade, o que deveria
ser feito quando um produto ou serviço conseguisse 100% de qualidade? A resposta
foi:
“ousar, criar e inovar! Nunca estacionar!”

Os dirigentes devem se preocupar constantemente com a qualidade da Doutrina
que está sendo apresentada e exemplificada ao público. Tarefa que pode melhorar
sempre, assim como a qualidade na assistência aos necessitados, as formas
encontradas para atendimento do público, a educação dos médiuns e trabalhadores
da casa. Também são igualmente importantes os aspectos materiais que subsidiam o
sucesso das atividades mais elevadas, tais como: a higiene e o conforto das
instalações, a eficiência dos métodos de arrecadação de receita, a eficácia da
aplicação dos recursos financeiros etc.

Algumas dicas para se trabalhar com qualidade

Quando encontrar um problema, preocupe-se em resolvê-lo. Busque as causas
para preveni-lo, mas não procure apontar os culpados. E mais barato e menos
desgastante.
Repense o seu trabalho. Identifique a sua finalidade e contribuição. Crie novas
maneiras de executá-lo com maior resultado.

Questione, analise e proponha soluções para melhorar qualquer coisa. Converse
sempre com seus parceiros de trabalho. O que cada um pode fazer para melhorar o
trabalho do outro?

Organize-se o melhor que puder. Planeje suas atividades. Agende seus
compromissos, reveja suas prioridades e cobre as providências pendentes.

Procure fazer seu trabalho sem erros. Refazer perde tempo e é mais caro do
que fazer certo na primeira vez.

Todos os trabalhadores devem ter uma visão global da organização e conhecer
precisamente a sua participação no processo que sustenta os objetivos da
instituição.

Verifique sempre:

  • a qualidade da Doutrina que está sendo apresentada e exemplificada ao
    público;
  • a qualidade da assistência aos necessitados;
  • a qualidade do atendimento ao público;
  • a qualidade na educação dos médiuns e trabalhadores da casa.

Diferença entre Produtividade e Qualidade

Quadro resumo

PERGUNTAS PRODUTIVIDADE QUALIDADE
Diz respeito a Como utilizar os recursos disponíveis como satisfazer os clientes
Mede A eficiência dos processos A eficácia dos processos
Tem foco No esforço Nos resultados
Indica Como fazer O que fazer
Ensina Fazer certo as coisas Fazer as coisas certas
Como é avaliada Pela produção numérica entre a produção e os trabalhadores envolvidos Pela opinião dos clientes

PARTICIPAÇÃO

Participação. Essa é a palavra de ordem
que está norteando governos, sociedades,
organizações e o povo em geral

Vivemos e trabalhamos em sistemas interativos, interdependentes em constante
processo de mudança. Todos querem e gostam de participar das decisões que os
envolvam.
Todos devem ser estimulados a contribuírem com seu trabalho mental. Sugestões e
criticas são bem vindas pela possibilidade de aprimoramento que elas encerram.
A criatividade independe de recursos financeiros, aliás, ela costuma surgir
quando os recursos parecem insuficientes para atender as necessidades.
Para melhor discernimento por parte dos servidores, é necessário incentivá-los à
participarem da administração.
Todos os colaboradores, independente da capacidade intelectual, são capazes de
realizarem julgamentos e tomarem algumas decisões, em vez de apenas seguirem
instruções ou obedecerem ordens.
Se no princípio do século os administradores resolveram separar a atividade
braçal da intelectual, hoje a proposta não mais se viabiliza. O homem descobriu
a importância de estimular o raciocínio e a reflexão dos trabalhadores de
qualquer nível, nas tarefas que executam. Deu-lhes objetivos e solicitou-lhes o
auxílio, ganhando com isso benefícios de toda ordem.

O lema agora é outro. Todos os empregados devem pensar, questionar,
raciocinar e procurar meios de otimização das atividades, sendo até premiados
por isso.

ORIENTAÇÃO GERAL PARA OBTER MELHORIAS

Não aceitar, em princípio, que as coisas
devam ser feitas como sempre foram.

Constituir um grupo de pessoas para racionalizar ou repensar as atividades
executadas e os serviços prestados. Deixar claro o que cada um deve fazer, além
dos objetivos e resultados esperados para o Centro.

Procurar todas as definições e dados necessários ao trabalho. Identificar os
problemas que podem ocorrer caso nada seja feito. Usar essa informação para
motivar os envolvidos.

Identificar o que impede ou pode impedir a obtenção de melhores resultados.
Observe fatores como: cultura da organização, pessoas, orçamento, convencimento
dos dirigentes e colaboradores, momento econômico, mercado, tecnologia,
comunicação.
Questionar tudo. Não aceitar, em princípio, que as coisas devam ser feitas como
sempre foram. Levantar a opinião dos trabalhadores ligados diretamente nas
atividades-alvo: – o que se espera alcançar com o trabalho? – que resultado está
sendo mais difícil de alcançar? – o que pode ser feito de outro modo?

Buscar a otimização das atividades e processos. Buscar a descentralização das
informações, isto é, a princípio todos devem ter acesso às informações em que
estão envolvidos.
Delegar poder de decisão para as pessoas diretamente vinculadas com as
atividades que reclamam decisão.
Os integrantes do grupo devem manter a postura de passar conhecimento e
experiência relativos ao trabalho realizado. Manter bom relacionamento
interpessoal, demonstrar interesse pelo trabalho e procurar oportunidades para
motivar os envolvidos. Valorizar a competência, a iniciativa e a criatividade
das pessoas.

l. Conhecer a instituição e suas finalidades

  1. O histórico da organização e dos serviços prestados e sua imagem junto ao
    público. Levantar dados estatísticos.
  2. O Planejamento Estratégico (o que se deseja fazer ou modificar), a médio e
    longo prazo.
  3. Os principais alvos dos serviços oferecidos. Quem são os clientes internos
    e externos?
  4. O custo dos serviços prestados.
  5. Analisar as políticas, bem como os princípios formais e informais
    existentes.

2. Analisar normas e procedimentos formais

  1. Verificar existência, abrangência e adaptação à realidade. Estudar
    viabilidade de elaborar e distribuir normas ou manuais, no caso de existir
    orientação apenas no plano informal.
  2. Verificar se o material escrito existente explica ou indica onde obter
    informações sobre os assuntos abordados.
  3. Observar se informa a data de emissão ou atualização e a área ou pessoas
    responsáveis.
  4. Verificar a clareza da linguagem de modo a permitir pleno entendimento à
    1a. leitura e evitar outras interpretações.
  5. Observar se o visual é agradável e se o texto e as páginas podem ser
    reduzidas.

3. Analisar a estrutura

  1. Avaliar os objetivos de cada área e suas atribuições básicas, verificar a
    harmonia com os objetivos de outras áreas e os do próprio Centro.
  2. Estudar alternativas de eliminação ou junção de áreas/atividades, para que
    o trabalho e o atendimento possam ser beneficiados.
  3. Apurar a contribuição direta dos dirigentes e coordenadores no trabalho
    realizado. Estudar a melhor amplitude e estilo de supervisão.

4. Analisar em cada atividade ou tarefa

  1. Como é realizada? Qual a seqüência, tempo e pessoas envolvidas? De que
    depende? O que produz? Quem são os clientes e fornecedores?
  2. Tem que ser realizada? Qual sua importância e finalidade? Agrega valor ao
    produto/processo?
  3. Pode ser eliminada agora, total ou parcialmente?
  4. De que outras maneiras ela pode ser executada?
  5. Pode ser alterada a periodicidade, a quantidade e a ordem?
  6. Em que área ou conjunto de atividades ela deveria estar inserida?
  7. Está adequada aos objetivos esperados?
  8. Que erros são ou podem ser cometidos na execução dessa atividade? Quais as
    conseqüências?

5. Analisar os formulários e arquivos

  1. Qual a sua finalidade e importância? O que se faz com ele preenchido? Qual
    o risco de extravio ou de informação anotada incorretamente? Pode ser
    eliminado? Pode ser unificado com outros?
  2. São claros? Auto-explicativos? A seqüência de campos é adequada?
  3. O fluxo está correto? Quem aprova, verifica, complementa ou assina? Pode
    ser simplificado?
  4. Estão bem organizados? Há documentos que não possuem uma razão clara para
    ser guardado? Avalie sua real utilidade.
  5. Avalie o pleno uso de toda a capacidade física dos arquivos. Elimine
    documentos, armários, gavetas e pastas.

6. Analisar a situação dos trabalhadores

  1. Levante o quadro completo dos trabalhadores.
  2. Identifique aqueles que se encontram afastados, apresentando problemas de
    desempenho e de disciplina. Busque as causas.
  3. Apure se os trabalhadores possuem os pré-requisitos mínimos para os
    cargos. Identifique se possuem o treinamento adequado.
  4. Avalie o grau de conhecimento dos trabalhadores sobre a doutrina e as
    atividades que executam. Avalie se conhecem a importância do que fazem e os
    objetivos de suas atividades.

7. Analisar o contato com clientes e fornecedores

  1. Identifique todos os trabalhadores que entram em contato com clientes e
    fornecedores (freqüentadores, assistidos, órgãos etc. ), de forma regular ou
    irregular, de modo ativo ou passivo, através de contato pessoal ou de outros
    meios de comunicação. Verifique se esses contatos podem ser melhorados tendo
    em vista seus objetivos. Estime a freqüência. Levante a natureza.
  2. Avalie a adequação, o treinamento obtido e as condições para prestar as
    informações necessárias.
  3. Crie alternativas para informar melhor o cliente fornecedor.

8. Otimizar o Processo

  1. Assegurar que os clientes (internos e externos) recebem o que desejam, no
    formato, qualidade e momentos adequados.
  2. Verificar se o ciclo do processo não pode ser reduzido.
  3. Verificar se as fases, aprovações e saídas não críticas podem ser
    reduzidas.
  4. Levantar alternativas de redução de custo.
  5. Estudar a viabilidade de se executarem as atividades em paralelo.
  6. Estudar possíveis ganhos com a mudança da seqüência de atividades ou
    melhorar a combinação de tarefas semelhantes.
  7. Estudar a possibilidade de sincronizar melhor e reduzir interrupções no
    processo.
  8. Procurar reduzir a movimentação e o manuseio de papéis.

9. Analisar a cada entrada no processo

  1. É realmente necessária?
  2. Atende ao momento mais adequado?
  3. É recebida no formato/embalagem correta?
  4. É recebida na quantidade ideal?
  5. É recebida com a qualidade exigida?

10. Pesquisar periodicamente

  1. A opinião dos trabalhadores sobre os serviços prestados.
  2. A opinião dos freqüentadores sobre a instituição, o que ela oferece e como
    oferece.
  3. A opinião dos assistidos dos serviços recebidos e os resultados obtidos.

O “MERCADO ESPIRITUAL”ESTÁ MUDANDO

São inúmeras as instituições criadas
para atender a demanda do povo sedento
de espiritualidade

É preciso mostrar bons diferenciais competitivos em todos os aspectos da
relação com os clientes (freqüentadores e assistidos). Atender ao que foi
prometido e verificar de forma segura e precisa, como o trabalho está sendo
entendido pelo cliente. Procurar conhecer a expectativa das pessoas com relação
ao serviço oferecido. Muitas vezes será necessário mudar uma expectativa errada
para não comprometer a instituição e a própria Doutrina. Um atendimento abaixo
da expectativa é ruim, atender o esperado é bom, mas proporcionar algo mais é
ótimo e desencadeia a melhor propaganda: de boca em boca.
Esta A prestação de serviço com bons resultados requer atenção, cortesia,
eficiência, integridade e credibilidade. Esta última obtida mediante a
realização das outras.
Diz-se que “a primeira imagem é que fica”. É comum ao criar uma imagem mim de um
serviço, enfrentar muita dificuldade para modificá-la. A lembrança de um mau
serviço é longa, de um bom serviço é curta.

Para melhor se estruturar no atendimento, é importante levar em conta as
características gerais do público que procura os Centros Espíritas.

Veja:

A necessidade de informação é cada vez maior;
– São maiores as exigência das pessoas;
– Há um grande desejo de saber mais;
– Existe o medo de fraudes e mistificações;
– Todos querem participar, se envolver;
– Todos querem bons resultados a curto prazo.

MARKETING

Conceitos modernos de marketing podem
ser aplicados nas instituições espiritas

Para o marketing, produto é qualquer coisa que possa ser oferecida a alguém
para satisfazer uma necessidade ou desejo. Necessidade é um estado de privação.
Desejo é a representação de algo que a pessoa considera meio de satisfação ou de
gratificação. Mercado, por sua vez, designa uma quantidade variável de clientes
potenciais que partilham de uma mesma necessidade ou desejo e estão dispostos a
fazer algum esforço para obter. Toda pessoa ou empresa é responsável pelo que
oferece.
Existe um novo conceito no oferecimento de produtos. O fabricante ou o prestador
de serviços quer oferecer aos clientes seu produto traduzido em “unidades de
satisfação”.
Não vale mais o esforço de oferecer (empurrar) o quanto puder, sem saber se o
cliente vai utilizar bem e satisfazer ao máximo suas necessidades.

O Marketing atual pesquisa o mercado rotineiramente, para atualizar o quadro
das expectativas e opiniões dos compradores habituais e dos clientes em
potencial. Canais de
comunicação direta com os consumidores são instituídos para facilitar o acesso a
esse manancial importante de informações. O Código de Defesa do Consumidor
prepara as pessoas para utilizarem melhor os bens e serviços, ao mesmo tempo que
inaugura uma nova era do relacionamento produtor-consumidor em que ambos ganham.
Nesse diapasão, precisamos nos conscientizar da necessidade de prestarmos um bom
trabalho em nossa área de atuação. Área essa cuja concorrência está cada vez
mais acirrada. Não é por abraçarmos uma causa elevada que estaremos isentos do
esforço e dedicação na difusão competente do Espiritismo. A história está
repleta de causas elevadas fracassadas pela negligência do homem. O próprio
Cristianismo é o exemplo maior.
Ora, quem produz deve acreditar na utilidade do bem produzido, divulgar a todo
mercado potencial, pesquisar periodicamente sobre as necessidades e o grau de
satisfação dos usuários, além de estar sempre melhorando os seus produtos.
Toda organização deve ter ainda, a preocupação sadia quanto a concorrência, não
no sentido obsoleto de tentar eliminá-la, mas de saber conviver com ela,
procurar detectar e ocupar melhor os espaços, oferecendo produtos cada vez mais
próximos da expectativa dos usuários.

Expectativa do cliente

Ação de quem presta serviço Reação do cliente Requisitos do serviço Conseqüências
Fazer menos que o esperado Decepção e insatisfação Improvisação Perda do cliente
Fazer o esperado Satisfação moderada Eficiência e interesse Manutenção temporária
Fazer mais que o esperado Grande satisfação e interesse Eficácia e amor Ckiente fiel e marketing boca-a-boca

A instituição espírita não deve esquecer de aplicar os conceitos de marketing
em seu público interno, técnica também chamada de endomarketing.
Endomarketing é o conjunto de atividades que visa despertar o interesse do
público interno para a própria organização, seus produtos e serviços, as metas
estipuladas, transformando as pessoas em ativos colaboradores.

O GERENCIAMENTO DO CENTRO ESPÍRITA

O gerenciamento das instituições espíritas requer habilidade de mobilização e
coordenação de pessoas para desenvolver o trabalho em equipe

O gerenciamento do Centro Espírita parece esbarrar em algumas dificuldades
que colaboram para que essa instituição não seja um modelo de estrutura e
organização.
De todos os tipos de organização, as instituições espíritas parecem dedicar
menor importância à administração, não só devido à escassez de colaboradores,
mas principalmente pela ausência de interesse por parte de seus dirigentes que
acabam não dando prioridade para esse assunto, considerando a imperiosa
necessidade de se dedicar às atividades-fim.

Esse grau de desinteresse às atividades-meio parece estar vinculado a
conceitos equivocados que levam ao conformismo e à acomodação, como: administrar
é fácil; qualquer um pode fazer; se o trabalho não ficar bom, todos têm a
obrigação de entender.
Embora ainda perdurem esses conceitos, parece estar se revertendo essa tendência
de dedicarmos todo o tempo e recursos nas atividades-fim, nada sobrando para
dedicar em tarefas que melhoram e otimizam os resultados das atividades mais
importantes. O mérito, talvez, esteja mais para as exigências e expectativas do
público, do que ao esforço consciente de administrar melhor.
Os dirigentes das casas espíritas estão atualmente mais interessados no assunto,
e a organização espírita deseja agora receber bem o seu público, comunicar bem
suas informa-
ções, realizar bem suas atividades, analisar corretamente suas necessidades e
problemas; avaliar e medir o trabalho feito e a satisfação dos usuários e
proceder as alterações para a melhoria dos sistemas, rotinas, estruturas,
equipamentos e serviços.
É preciso entender o que se faz, para que, como e por quem. Não basta que apenas
o dirigente tenha esse entendimento, é necessário que todos os trabalhadores
compartilhem dessa compreensão e isso se consegue com muito diálogo sobre o
assunto e revisões periódicas.

Princípios gerais do gerenciamento:

 

  1. Não se pode gerenciar o que não se pode medir.
  2. Não se pode medir o que não se pode definir
  3. Não se pode definir sem entender

 

Administrar pessoas com formação, conhecimento e experiências tão diferentes,
como é o caso do Centro Espírita, acaba criando condições para o antiquado
estilo autoritário, ainda atuante. Não se pode incriminar sem reconhecer o
mérito desses dirigentes que conseguiram mobilizar pessoas e construir algo,
numa época em que havia muito menos espíritas, simpatia do povo e do governo.
Alguma coisa tinha que ser feita para a obra existir e, para muitas casas, foi
essa a alternativa encontrada.

COMO ADMINISTRAR MELHOR O CENTRO ESPÍRITA – ATRAVÉS DAS PESSOAS

Ivan René Franzolim – USE

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